Le numérique , facteur clé
de compétitivité

COMMENT L’ENTREPRISE S’INSCRIT- ELLE DANS CET ENVIRONNEMENT ?

C’est la première fois que l’on constate un véritable décalage entre l’adoption du numérique par les particuliers et un basculement qui se fait attendre pour les entreprises.

Pour preuve, il y a encore seulement 10 ans, le dernier cri de l’ordinateur portable rentrait dans les foyers parce que l’entreprise avait opté pour la démocratisation de l’informatique pour ses cadres.

Désormais, c’est le fiston qui utilise un portable rapide, puissant, qui s’allume en moins de 3 secondes, multitâches et pour lequel, les temps de latence sont synonymes de la préhistoire humanuscomputus, bref un temps où il n’était même pas encore né, d’un autre siècle.

Il y a moins de 7 ans, le même salarié recevait le must des Smartphone BlackBerry qui lui permettait de recevoir ces messages électroniques et autres SMS à 160 caractères espaces inclus et de consulter occasionnellement le web.

Aujourd’hui, c’est le même fiston qui passe 7h par jour en consultation et en communication numérique via les réseaux sociaux et autres messageries instantanées (Skype, Facebook, Twitter…) de son androïde ou de son Iphone. Il utilise des applications communicantes où le flux d’information est forcement… instantané (adieu mails).

Une véritable déferlante : 82 % des ménages français disposent d’un accès Internet à domicile, soit le double qu’en 2006. Avec plus de 50% des français qui utilisent un Smartphone, la France se classe au 5ème rang européen des 28 pays membres et le taux double chaque année depuis 2011. En 2014 environ 4,6 millions de Français ont déjà acheté en ligne depuis leur mobile et les consommateurs consultent de plus en plus les comparateurs de prix alors même qu’ils se trouvent dans le magasin.

Pendant cette même période, c’est au niveau de l’entreprise que le taux d’usage du numérique décroche le plus :

A titre d’exemple, en 2013, seules 14 % des sociétés françaises ont reçu des commandes via des réseaux numériques (Internet ou autre), contre 17 % en moyenne au sein de l’Union Européenne et 26 % en Allemagne – soit presque le double. Seules 65 % des entreprises françaises disposent d’un site ou d’une page de présentation sur le Web, soit une proportion bien inférieure à la situation en Suède qui monte à plus de 89%. Par ailleurs, le taux moyen des processus de production et de support, n’excède pas 36 %…
Il y a donc une marge d’amélioration à produire de 64% pour nos entreprises.

La 1ère cause de ce retard est imputée à l’organisation structurelle trop rigide et en silos pour environ 45% alors que plus de 75% des collaborateurs sont désireux de changer les méthodes de travail et sont conscients de l’apport du numérique dans leurs fonctions.

La 2ème cause, le manque d’implication des dirigeants, certainement due à ce manque de « visibilité » sur l’apport du numérique (objet même de ce dossier).

La 3ème raison invoquée à hauteur de 30% est le manque de trésorerie. En effet, la moyenne de la marge brute en France est d’environ 28%, là où les entreprises européennes affichent un 38% (pour autant, le numérique, comme nous allons le voir plus en avant, permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle et alléger la structure des coûts).

Il n’y a pas de retour en arrière possible, la vitesse de progression de l’emploi du numérique croit d’année en année de façon exponentielle.

LES IMPACTES DU NUMÉRIQUE TRANSVERSE

POINTS DE MARGE ADDITIONNELLE

Encore septique sur les gains de productivité, de qualité et de rentabilité au sein de nos PME ?

L’approche du numérique est souvent abordée au travers les nouveaux « business model » qu’il faudrait mettre en place. A ce titre, nombre d’articles monolithiques diffusent l’idée d’une entreprise morte si elle ne se transforme pas rapidement (encore faudrait-il aborder le « comment »). C’est vrai… dans une certaine mesure.

Certes, il est vital d’exister avec son temps, et depuis maintenant presque 5 ans, le temps est devenu « numérique » qu’on le veuille ou non.

Certes, l’entreprise se doit d’exister en utilisant les nouvelles façons de communiquer avec ses clients, mais elle doit aussi gagner en compétitivité et c’est bien le discours de notre ministre de l’économie.

L’approche du numérique étant un terme trop englobant, il est difficile pour l’entreprise de cerner exactement ses contours et encore moins de « visualiser » son réel apport, en d’autre terme, sa valorisation, son retour sur investissement.

Pour autant, la majorité des entreprises, 89% exactement, admettent que ce changement est essentiel.

ET ON FAIT QUOI MAINTENANT AVEC TOUT CELA ?

Le constat étant posé, la majorité ayant voté pour son intérêt, prenons rapidement un peu de recul.

Il y a encore seulement une 15ène d’années, l’informatique est entrée dans l’entreprise, avec la vulgarisation de l’ordinateur individuel et renforcé par le déploiement des portables. Cette envolée s’est faite, accompagnée par l’apport de compétences de nouveaux services informatiques : I.T, S.I, D.S.I et services Support.
Les décisions d’implantation de logiciels relevaient de leurs compétences exclusives (ou presque).

Désormais, l’une des grandes réalités d’aujourd’hui est que la décision de mettre en place de nouveaux outils numériques est propulsée dans plus de 84% des cas par les services Marketing et la Direction de la communication, là où la DSI est représentée à hauteur de 6%. Preuve de ce changement notable.

Marketing et Direction de la communication ? Mais alors, cela signifie que la vision de la transformation numérique n’est vue que par le seul prisme « commercial » ?

Et oui !

Les grandes entreprises et grandes marques réalisent que le numérique peut servir le commerce. C’est bien… mais pas suffisant.

Car, s’il est nécessaire de se positionner « commercialement » en utilisant le canal des réseaux sociaux pour renforcer le lien avec ses clients consommateurs, cette démarche ne couvre seulement qu’une petite partie de « la compétitivité » et ne répond pas à l’effort d’innovation. Il offre un outil supplémentaire.

L’INNOVATION DU MANAGEMENT

« La compétitivité de l’entreprise », c’est également gagner des points de marges, non pas en vendant plus, mais certainement en perdant moins.

C’est également dans cette veine que l’innovation et le numérique apportent leur lot de compétitivité. C’est avec une approche interne innovante que le retour sur investissement est certainement le plus durable.

Inutile de rappeler que pour une société qui réalise une marge de 10%, il est nécessaire de générer un chiffre d’affaires d’1M€ pour gagner 100K€… Pragmatisme à l’honneur.

Les 22 premières bonnes questions à se poser pour obtenir un gain de marge. En admettant que l’entreprise se concentre sur 50% d’entre elles, c’est déjà 5 points à la clé :

– Quel est le prix de la ressaisie d’information dans les systèmes d’information pour que l’activité puisse s’exercer ?
– Quel est le coût de la « non information » dans l’entreprise ?
– Quel est le coût de la marque employeur ?
– Quels sont les coûts des déplacements inutiles ?
– Quel est le coût de la « non transmission » de l’information détenue de façon individuelle au moment d’un départ d’un collaborateur par exemple ?
– Quel est le coût du maintien des systèmes informatiques redondants ?
– Quel est le coût du manque d’attractivité de l’entreprise nécessaire pour coopter des collaborateurs brillants ?
– Quels sont les coûts des silos de gestion encore trop actuels qui représentent l’étendard de la « non synergie » interne et « interne étendu » en impliquant les fournisseurs, les prestataires et parfois les clients eux-mêmes dans un process ?
– Combien de temps avez-vous besoin pour trouver une information ?
– Combien de personnes sont impliquées pour fournir l’information ?
– Combien de temps faut t’il pour rendre l’information exploitable ?
– Combien de dossiers contiennent la même information ?
– Quel est le coût de la « non traçabilité » ?
– Quel est le coût des processus actuels, trop compliqués, trop rigides, trop lourds, trop répétitifs, qui peuvent être traités plus rapidement et réallouer ainsi des ressources humaines à des tâches à plus forte valeur.
– Quel est le coût de la rétention d’information ayant pour objectif d’annuler le risque individuel au détriment du groupe et de l’organisme ?
– Quel est le coût des contrôles de productivité des collaborateurs au regard des gains ?
– Quels sont les coûts des frais de fonctionnement de l’environnement de travail qui ne sont pas optimisés ?
– Quels sont les coûts cachés inhérents aux modes de gestion et de management ultra verticaux dans les faits ?
– Que représente les manques à gagner des « bonnes idées innovantes ou non » émises (ou non) par les collaborateurs, mais non valorisées ?
– Combien coûte la « fabrication » de rapports d’activité par les manageurs, autrement dit, la perte de temps et par la même le coût de la masse salariale chargée non exploitée et non valorisante ?
– Combien coûte une croissance externe au regard d’une optimisation des existants en innovant ?
– Quel est le budget gaspillé dans le fait de ne pas se donner les moyens d’identifier et de collecter les aptitudes des collaborateurs au travers les plateformes collaboratives tels les réseaux sociaux internes ?

En se posant ces quelques questions, nous avons déjà un excellent début de réponse. Car identifier les attentes, c’est déjà dessiner les contours des solutions attendues.

La compétitivité de l’entreprise passe inévitablement par une prise de conscience des modifications nécessaires pour devenir innovant et efficient donc rentable, quel que soit la taille de l’entreprise et son activité.

L’apport du numérique (S.I) interne étayera alors la volonté politique en apportant la souplesse, l’agilité et l’attractivité qui sont nécessaires à la croissance et aux bons résultats. Car le seul avantage concurrentiel durable réside dans la façon d’organiser le management et de favoriser l’intelligence collective étendue.

Mettre en place un écosystème qui démultiplie la capacité à innover.
Le jeu en vaut la chandelle, certainement, car d’après nos différentes missions et études, nous valorisons le manque de productivité liés aux systèmes d’information non optimisés de 4,25 à 5% du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Exprimé autrement, cela représente un besoin d’augmentation d’environ 75% du CA existant pour couvrir cette déficience.

ADAPTATION DE L’ENTREPRISE : ADÉQUATION DE LA STRATÉGIE AVEC LES SYSTÈMES D’INFORMATION (ENTRE AUTRE)

Dans le cadre de l’adaptation permanente au marché, dans un contexte concurrentiel challengeant, les entreprises ne peuvent plus faire l’impasse d’une mise en adéquation de leur stratégie générale d’organisation avec leur système d’information.

« Élaborer une stratégie, c’est concevoir un futur souhaité et les moyens d’y parvenir »

Il n’est plus à démontrer que l’alignement entre la stratégie générale et la stratégie des systèmes d’information améliore la performance organisationnelle.

Mais d’une manière générale, quelle qu’en soit la cause, l’alignement entre la stratégie et la structure organisationnelle est perpétuelle, faute de quoi, de nombreuses répercutions néfastes s’opèrent sur la performance de l’entreprise. En fait, tout n’est finalement qu’une question de cohérence.

ALIGNEMENT STRATÉGIQUE : UN DÉTERMINANT DE COHÉRENCE ET DE PERFORMANCE.

Il est évident que la stratégie globale (de l’activité) de l’entreprise doit être définie en amont. C’est seulement alors que la stratégie S.I se redéfinie naturellement et vient soutenir les processus administratifs et opérationnels de l’entreprise.

L’organisation de l’entreprise est alors une construction cohérente à trois niveaux : les objectifs, les processus et les systèmes d’information qui sont séquencés.

Le temps de l’empilement des applications hétéroclites, dispersées et non communicantes entre elles pour répondre à des problématiques isolées est révolu.

Aujourd’hui, il s’agit d’une démarche de mise en cohérence du système d’information intégrant les exigences de pilotage et de stratégie de l’organisation et l’environnement de travail. En considérant les trois dimensions : Temps, Espaces, Typologie.

L’alignement impose une vision stratégique globale cohérente qui implique 4 domaines d’activité :

– la stratégie générale,
– les processus organisationnels,
– la stratégie du système d’information,
– les processus du système d’information,

Dorénavant, il s’agit d’innover, en posant une véritable stratégie générale d’organisation accompagnée et soutenue par le système d’information.
La force aujourd’hui n’est plus de posséder l’information et les ressources, mais de savoir comment les utiliser de façon efficiente.

Notons que le présentéisme et le non engagement représenteraient 61 % du coût du stress. Pour une entreprise de 500 personnes, ce coût serait de 2 M€, soit 4 000 € par salarié (dont 2 440 € pour le coût du présentéisme).

MAIS POUR QUELS BÉNÉFICES EXACTEMENT ?

Pour matérialiser les avancées possibles et surtout les retours sur investissements, nous allons rapidement passer en revue quelques chiffres qui sont tout à fait réalisables dès lors que nous avons une volonté de changement des modes actuels qui ne sont plus en phase avec les pratiques et les attentes attendues par la grande majorité des collaborateurs et des consommateurs (sous entendu, le terreau est déjà prêt pour l’éclosion de beaux points de marge dans un contexte de performance durable pour les entreprises).

Il est à noter que ces chiffres sont extraits du ministère de la sécurité sociale belge qui a engagé une profonde réorganisation dont les résultats sont saisissants.

En toute logique, il est difficile de dire qu’une entreprise … ne peut en faire autant.

VOLET ÉCONOMIQUE

• La performance en termes de gains opérationnels à augmenter de 20%
• Une économie de 12M€ par an est comptabilisée, et de façon récurrente
• Une économie sur les postes de maintenance est de l’ordre de 50%
• Le poste énergie est également réduit de 50%
• Le télétravail rendu possible par les nouvelles technologies représente potentiellement 69% des postes de travail
• La dématérialisation, quant à elle, représente une économie de 84% des frais d’impression
• La téléphonie a chuté non pas dans son usage, bien au contraire, mais dans son budget alloué de 78%.

VOLET SOCIAL :

• L’attractivité de l’entreprise, sous entendu la marque employeur : + 500%
• Départs volontaires en chute de -15%
• 1 leader sur 2 est une femme
• 39% des fonctions supérieures sont occupées par des femmes
• 88% des collaborateurs se disent heureux sur leur lieu de travail (pour rappel la moyenne nationale est de 11%…)
• 84% recommandent leur organisme comme employeur
• …

AUTRE APPROCHE AVEC COMME PRISME UNIQUE LE DOMAINE DE LA GESTION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL.

• La « non information » coûte environ 40€ m².
• Le temps de recherche de documents et d’information pour pouvoir effectuer les missions représentent environ et en moyenne : 400h/an soit 3,1 mois par homme impacté.
• L’administratif (rapports d’activité, …) représente en moyenne 260h soit 1,8 ETP par mois/an.
• Économie réalisable sur les frais généraux : 15%, soit environ 1,3M€ par tranche de 10.000m² (équivalent de 500 collaborateurs dans le tertiaire).
• 10% des surfaces sont mal exploitées, soit environ 500K€ /an par tranche de 500 collaborateurs.
• 20.100h/an sont en moyenne perdues par des temps de latence dus à des matériels informatiques obsolètes (vieux pc,…) – enquête ScanDisk. Soit environ 132,5 mois de productivité, sur la même base de 500 collaborateurs.

S’il y avait une 23ème question importante à se poser, ne serait-elle pas :
Quels moyens humains et techniques, internes ou externes, l’entreprise engage-t-elle pour porter l’innovation, gage de performance et de ROI importants ?

Pour conclure et pour répondre à la 1ère question sur le temps, la génération Y (celle déjà présente dans nos entreprises) est très décidée au niveau des conditions de travail, elle sait très exactement ce qu’elle veut.

À commencer par créer des nouvelles entreprises qui prennent en compte immédiatement cette dimension globale en 3 volets : compétitivité – productivité – innovation sociale.

Mais c’est un autre sujet, on y reviendra…